“Φασούλι το φασούλι, γεμίζει το σακούλι.” – Βενιαμίν Φραγκλίνος (Ένας από τους Ιδρυτές των Ηνωμένων Πολιτειών)
Ένα από τα πρωταρχικά μέλημα των περισσότερων επιχειρήσεων και οργανισμών είναι η αποτελεσματικότητα του κόστους και η διασφάλιση της καλής χρήσης των κεφαλαίων της εταιρείας. Ο σωστός τρόπος για να επιτευχθεί αυτό δεν είναι με τη μείωση των προμηθειών, αλλά με τη μείωση της σπατάλης και της κακής χρήσης ειδών γραφείου και γραφικής ύλης, κάτι που μπορεί πραγματικά να ανοίξει μια μεγάλη τρύπα στα κεφάλαια της εταιρείας και να αυξήσει τα γενικά έξοδα μακροπρόθεσμα.
Οι δύο κύριοι τομείς των ειδών γραφείου που είναι γενικά πιο επιρρεπείς στη σπατάλη είναι τα χαρτικά και τα χάρτινα προϊόντα. Ωστόσο, τα καλά νέα είναι ότι το μόνο που χρειάζεται κανείς είναι λίγη προσοχή και φροντίδα για να περιορίσει αυτή τη σπατάλη. Να γιατί; Από σήμερα, ας κάνουμε τη διατήρηση συνήθεια όχι μόνο για περιβαλλοντικούς λόγους αλλά και στο γραφείο.
Παρακολουθήστε τα είδη γραφείου για να μειώσετε τη σπατάλη!
Χωρίς κανέναν να διαχειριστεί και να παρακολουθεί τα χαρτικά γραφείου, η κατανάλωσή τους μπορεί συχνά να ξεφεύγει από τον έλεγχο. Ο ορισμός ενός υπεύθυνου για τη διαχείριση προμηθειών γραφείου και γραφικής ύλης είναι μια καλή ιδέα για να διασφαλιστεί ότι δεν γίνεται κατάχρηση.
α) Με αυτόν τον τρόπο θα σας βοηθήσει επίσης να κατανοήσετε ποια είδη γραφείου έχουν τη μεγαλύτερη ζήτηση και ποια βρίσκονται στο κάτω μέρος ως περιττοί πόροι, για να σας βοηθήσει να παραγγείλετε κατάλληλα την επόμενη φορά.
β) Αντί να παραδίδετε απλά χαρτικά γραφείου κάθε φορά που το ζητάει κάποιος υπάλληλος, κρατήστε ένα ίχνος σε ένα μητρώο γραφικής ύλης γραφείου. Με αυτό το βήμα, όταν οι αριθμοί είναι μπροστά τους, οι εργαζόμενοι θα συνειδητοποιήσουν αυτόματα ότι δανείζονται χαρτικά γραφείου όπως στυλό ή σημειωματάρια πολύ συχνά και θα προσπαθήσουν να τα χρησιμοποιήσουν με σύνεση.
γ) Ως πιο ξέφρενο μέτρο, μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα χαρτικά γραφείου και τις αντίστοιχες ποσότητες για κάθε εργαζόμενο ανά μήνα με βάση τον ρόλο του/της. Αν λοιπόν όλοι γνωρίζουν ότι μπορούν να πάρουν μόνο τρία στυλό ή έναν μαρκαδόρο σε ένα μήνα, θα φροντίσουν να μην το χάσουν.
Επαναχρησιμοποίηση και ανακύκλωση χαρτιού και προϊόντων από χαρτί!
Ένα άλλο πολύ κακή χρήση και σπατάλη προμηθειών γραφείου είναι το χαρτί. Σύμφωνα με το Γραφείο Περιβαλλοντικής Βοήθειας της Μινεσότα, ο μέσος υπάλληλος γραφείου χρησιμοποιεί 10.000 φύλλα χαρτιού αντιγραφής κάθε χρόνο. Σίγουρα, οι περισσότεροι από εμάς μπορούμε να αντέξουμε με λίγο λιγότερα! Ενώ το χαρτί είναι ανακυκλώσιμο, δεν νομίζετε ότι είναι καλύτερη ιδέα να περιορίσετε τη σπατάλη του σε πρωτογενές επίπεδο, καθώς ακόμη και για την ανακύκλωση, το χαρτί πρέπει να συλλέγεται, να μεταφέρεται και να υποβάλλεται σε επεξεργασία, κάτι που με τη σειρά του είναι ένα επιπλέον κόστος.
α) Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε εδώ είναι να εκπαιδεύσουμε και να ευαισθητοποιήσουμε τους εργαζόμενους. Μπορείτε να ξεκινήσετε μια εκστρατεία «Εξοικονομώ χαρτί – Εξοικονομήστε δέντρα» στον χώρο εργασίας σας, επιβραβεύοντας τους υπαλλήλους που ακολουθούν αυστηρά αυτήν την πρακτική.
β) Χρησιμοποιήστε χαρτί μονής όψης που δεν χρειάζεται πλέον για να κάνετε σημειώσεις και πρόχειρα σχέδια αντί να χρησιμοποιείτε φρέσκο χαρτί, post-it και σημειωματάρια κάθε φορά.
γ) Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χαρτί αφού τεμαχιστεί ως αναλώσιμα συσκευασίας για την προστασία των εύθραυστων αντικειμένων κατά την αποστολή.
δ) Εξοικονομήστε χαρτί εκτυπωτή ενθαρρύνοντας τους υπαλλήλους να εκτυπώνουν και στις δύο πλευρές όποτε είναι δυνατόν.
ε) Ομοίως, μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε φακέλους, προμήθειες συσκευασίας και χαρτόκουτα που έχει λάβει η εταιρεία σας.
Ακόμη και μικρά μέτρα που λαμβάνονται την κατάλληλη στιγμή μπορούν να οδηγήσουν σε μεγάλες αλλαγές. Ελπίζουμε ότι ακολουθώντας αυτές τις απλές αλλά αποτελεσματικές συμβουλές θα μειώσετε τη σπατάλη ειδών γραφείου μακροπρόθεσμα στο χώρο εργασίας σας!